En este artículo, repasaremos los componentes importantes de las facturas de WooCommerce y su importancia.
Digamos que eres un cliente. En todas las tiendas fuera de línea, recibes una factura cuando realizas un pedido. De manera similar, recibirá una factura personalizada después de realizar un pedido en una tienda en línea.
Toda la información del pedido, incluido el nombre de la empresa, el logotipo, la dirección, el nombre del cliente, la dirección, la fecha del pedido, los detalles del producto, etc., estará en la factura.
Tómate un momento e imagínate como el dueño de la tienda. Cada vez que un cliente realiza un pedido, debes enviarle una factura, ¿no?
Quizás tengas una pregunta en mente. ¿Cómo? Es una buena pregunta porque puedes tener varios pedidos y sería difícil crear la factura para cada pedido individualmente de forma manual.
Tabla de contenido
¿Qué es una factura?
Las facturas son documentos que usted envía a los clientes que están a punto de comprar sus bienes y servicios para cobrar los pagos o a los clientes que ya pagaron.
La factura es evidencia de compras para clientes que han realizado compras anteriormente. Además, actúa como registro legal en caso de errores o daños en la mercancía que requieran reembolso.
Además, un cliente puede utilizar la factura como prueba si hace afirmaciones falsas.
¿Qué debe incluirse en una factura?
¿Cuáles son los principales componentes de una factura?
- Logo de la compañía
- Detalles de la compañía
- Detalles del cliente
- Número de factura
- Fecha de orden
- Método de pago
- Productos comprados
- Precio y cantidad
- Detalles fiscales
- Código de barras/código QR
- Politica de reembolso
- Notas de los clientes
En la última parte del artículo, analizaremos estos componentes de una factura. Examinemos primero algunas de las ventajas de las facturas.
Beneficios de tener facturas
Mantener el profesionalismo
Incluso si su negocio WooCommerce es pequeño, enviarle una factura a un cliente le demuestra que es un profesional. Una factura creada profesionalmente con todos los componentes necesarios le ayudará a diferenciarse de la competencia y ganarse la confianza de sus clientes.
Muchas empresas, incluidos sus rivales de WooCommerce, pasan por alto la oportunidad que presenta una factura. El viaje de compra del cliente comienza con la recepción de una factura y continúa tanto tiempo como sea necesario.
Construir valor de marca
Las compras en línea hoy ofrecen una amplia variedad de opciones. Por lo tanto, para lograr un impacto en la mente del cliente, es fundamental crear una identidad de marca única.
Mediante el uso de componentes visuales en las facturas automatizadas, las facturas de WooCommerce abordan con éxito este problema. Por tanto, refuerza la identificación de marca de su negocio online.
Mantenimiento de registros
Sin duda, este es el beneficio más importante de una factura. Un registro legal de sus ventas le ayudará a realizar un seguimiento de qué productos se vendieron y a quién.
Además, las facturas ayudan a acceder fácilmente a la información de pagos anteriores, aumentan el potencial comercial, simplifican la preparación de impuestos y sirven como protección legal.
Componentes importantes de las facturas en PDF
Como mencionamos anteriormente, esta sección analiza los componentes importantes de una factura.
Vamos a empezar.
- Logo de la compañía
Los logotipos son la base de la identidad de una marca. Dar una buena primera impresión consiste en captar la atención del cliente.
Las facturas de WooCommerce deben incluir su logotipo porque las hace lucir más profesionales. Como resultado, es más probable que sus clientes confíen en usted.
2. Detalles de la compañía
Uno de los componentes más importantes de una factura es la identidad de la empresa. Debe agregar los detalles de su empresa o negocio en la parte superior de su factura.
Incluya su nombre comercial legal, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Si su empresa opera en un país o jurisdicción específica, es posible que deba proporcionar información adicional, como su número de identificación fiscal o número de IVA.
3. Detalle del clientes
En su factura, debe incluir información sobre su cliente o cliente, como su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal, GSTIN, IVA, número de SSN, etc.
La entrada del formulario de la página de pago se puede utilizar para obtener toda la información de su cliente al crear una factura de WooCommerce. En su factura, es una buena práctica incluir direcciones de envío y facturación.
4. Número de factura
Realizar un seguimiento y mantenerse organizado es más fácil con un número de factura. Al asignar un identificador único a sus facturas, puede buscar y encontrar rápidamente su historial de compras.
Su plugin de factura en PDF genera automáticamente el número de factura cuando crea una factura de WooCommerce.
Puedes elegir el formato de tus facturas, dependiendo de si quieres un prefijo o sufijo o un formato de número personalizado.
5. Fecha de orden
Cada factura debe incluir este componente clave. Sus facturas confirmaron cuándo se realizaron las transacciones mostrando la fecha del pedido.
Podrá realizar un seguimiento de cuándo se venden o proporcionan sus productos o servicios de esta manera. En caso de un problema de envío, la fecha de la transacción de la factura ayudará a aclarar cualquier confusión.
6. Método de pago
Los métodos de pago que acepta deben especificarse en la factura si la realiza para cobrar pagos. Pay Pal, transferencias bancarias, tarjetas de crédito, etc., son algunos ejemplos.
Es fundamental para usted gestionar las reclamaciones de reembolso y le ayudará a realizar un seguimiento de los métodos de pago que utilizan sus clientes.
7. Productos comprados
En su factura, debe enumerar las cosas que compró su cliente. Puede agregar varios atributos, como el SKU, la imagen del producto, una breve descripción, etc., al generar una factura de WooCommerce.
Las unidades de mantenimiento de existencias, o SKU, son identificadores distintivos que sólo los propietarios de empresas de WooCommerce pueden entender. Para identificar su inventario, emplean SKU.
Como resultado, es fundamental incluir el SKU o el ID del producto para poder gestionar las devoluciones y los reembolsos sin problemas.
8. Precio y cantidad
Debe incluir el número, el precio por artículo y el costo subtotal de los productos además de la lista de productos.
En el caso de varios pedidos del mismo producto, resulta inconveniente enumerar cada uno por separado. Su factura también estará repleta de esta información.
Por tanto, en la misma línea indica el precio del producto, la cantidad y luego el coste total del pedido.
9. Detalles de impuestos
Las facturas deben incluir cualquier impuesto al valor agregado o impuesto a las ventas de comercio electrónico relevante que se aplique a la ubicación de su empresa, su cliente o ambos.
Calcule el precio total, incluido el impuesto, y agréguelo al resumen de precios del subtotal.
10. Código de barras/código QR
Para acceder y manipular fácilmente su producto durante el envío, es importante incluir un código de barras o un código QR.
Un código de barras es una etiqueta legible por máquina que contiene la información disponible en la factura. Además, un código QR es una especie de código de barras donde podrá recuperar el número de pedido o el número de factura escaneando el código QR en una factura.
11. Politica de reembolso
Para evitar cualquier tipo de malentendido con sus clientes, debe ofrecer procedimientos de devolución.
Incluya los términos y condiciones esenciales, información fiscal, cláusulas relacionadas con pagos, políticas de reembolso, etc. El cliente no puede rechazar estos términos y condiciones más adelante si los especifica en la factura.
Puede incluir políticas de reembolso en la sección inferior de sus facturas de WooCommerce si las está generando.
12. Notas de los clientes
Las notas de los clientes son una excelente manera de involucrar a sus clientes y ganarse su confianza.
Los clientes pueden especificar las solicitudes que desean que la empresa cumpla, como agregar notas al envoltorio de regalo o instrucciones de entrega.
También puedes hacer maravillas por la reputación de tu marca con una simple nota de agradecimiento en el pie de página. El toque personal que agregue a su factura hará que sus clientes se sientan apreciados.
Lea también: ¿Por qué las facturas son importantes en el comercio electrónico?
Cómo generar facturas en PDF en WooCommerce
Los clientes exigen respuestas rápidas y servicios eficaces en el ajetreado mundo del comercio electrónico. Por lo tanto, preparar manualmente las facturas de los pedidos en su sitio WooCommerce llevaría mucho tiempo y sería ineficiente.
WooCommerce admite una función de facturación estándar, pero muchos plugins pueden ayudarlo a enviar facturas de apariencia profesional a sus clientes con solo unos pocos clics.
Para obtener facturas de aspecto profesional, la mejor solución sería la Facturas en PDF de WooCommerce, albaranes, albaranes y etiquetas de envío enchufar.
Facturas, albaranes, albaranes y etiquetas de envío en PDF de WooCommerce
Esta solución gratuita le permitirá crear facturas y otros documentos relacionados con pedidos para su tienda. Sin embargo, dado que se trata de una solución básica, las personalizaciones disponibles son limitadas.
Puede utilizar el plugin PDF premium de WooCommerce para acceder a funciones premium. La versión premium tiene más funciones, mientras que las versiones gratuitas sólo pueden ofrecer las funciones más básicas.
Facturas en PDF, albaranes y notas de crédito de WooCommerce
Este plugin genera facturas automáticamente y las adjunta a los correos electrónicos de estado del pedido. Los clientes también pueden descargar e imprimir la factura desde la página de confirmación del pedido o su página «Mi cuenta».
Las facturas/albaranes en PDF de WooCommerce también le permiten personalizar los diseños de las facturas según su negocio. Podrás agregar un código QR a tu factura, que es una característica avanzada de la versión premium de este plugin.
Envolver
En su tienda WooCommerce, el recorrido de sus clientes debe ser fluido y satisfactorio de principio a fin.
Las facturas profesionales diseñadas a medida pueden ayudar a sus clientes en su recorrido por su tienda, ganarse su confianza e incluso convertirlos en clientes leales que regresan. Además, protegerá su negocio WooCommerce contra errores y fraudes.
Esperamos que este artículo le ayude a comprender el componente importante de una factura y que le permita crear su propia factura profesional en PDF de WooCommerce.
