GDPR significa Reglamento General de Protección de Datos. Aunque es una ley relativamente nueva, las empresas y los especialistas en marketing por correo electrónico ya están familiarizados con ella. Sin embargo, conocer el término no significa necesariamente que sea fácil cumplir con el RGPD.
La implementación del RGPD dio a los usuarios más control y seguridad sobre su información personal. Como resultado, se restringieron numerosas formas de recopilar y procesar datos. De ahí que quienes utilizan un sistema de email marketing o CRM todavía tengan dificultades para cumplirlo.
Si estás pasando por lo mismo, sigue leyendo este artículo para conocer más sobre el RGPD y su impacto en el marketing por correo electrónico. También le explicaremos lo que debe hacer para garantizar el cumplimiento del RGPD para que pueda evitar cualquier problema relevante. sanciones.
¿Listo?
¡Vamos a empezar!
Tabla de contenido
¿Qué es el RGPD?
RGPD fue implementado en 2018 por la Unión Europea (UE) para proteger la privacidad digital de los ciudadanos. Desde su implementación, el RGPD regula cómo las empresas recopilan, almacenan y procesan los datos de las personas.
Se aplica a todas las empresas que operan en la Unión Europea y a las empresas que operan fuera de la UE pero que prestan servicios a los ciudadanos de la UE. La ley declara que los ciudadanos europeos tienen derecho a eliminar, monitorear y controlar cualquier información que les concierna.
Afirma que los usuarios tienen derecho a pedir a las empresas que eliminen su información lo antes posible. Si hay una objeción a su proceso de recopilación de datos, ni siquiera un interés legítimo será suficiente para protegerlo de posibles sanciones.
Por eso es fundamental determinar si su empresa está infringiendo alguna norma del RGPD lo antes posible. La forma más sencilla de hacerlo es familiarizarse con los principios del RGPD.
Los principios del RGPD
Los principios del RGPD pueden brindarle un concepto claro de lo que debe hacer para cumplir con el RGPD. Estos también le ayudarán a comprender si su empresa cumple con el RGPD o no. Aquí están los principios.
Legalidad y transparencia
Las empresas deben recopilar y procesar todos los datos de forma legal. Deben mantener la transparencia y obtener el consentimiento al recopilar, procesar y analizar la información de un individuo.
Limitación de finalidad
Según el RGPD, las empresas deben recopilar y procesar datos explícitamente para fines legítimos. Recopilar datos para un propósito y luego usarlos para otro viola la norma GDPR. Por ejemplo, vender direcciones de correo electrónico que haya recopilado para enviar correos electrónicos de marketing.
Minimización de datos
La minimización de datos se refiere a recopilar solo los datos necesarios para su propósito. Por ejemplo, si su propósito es enviar boletines informativos por correo electrónico, recopile únicamente la dirección de correo electrónico y evite recopilar otra información personal como la dirección o el número de teléfono.
Exactitud
Mantener datos incorrectos puede generar fuertes sanciones. Por eso es vital comprobar los datos almacenados de vez en cuando. Actualice o modifique la información incorrecta y borre cualquier dato que no esté utilizando activamente.
Limitación de almacenamiento
Según el RGPD, todos los datos deben eliminarse después de un período determinado. Si conserva datos sin indicar los motivos adecuados, es posible que deba enfrentar sanciones. La mejor práctica es eliminar cualquier dato que no esté utilizando activamente después de un período específico. Esto le evitará sanciones y ahorrará espacio de almacenamiento.
Integridad y confidencialidad para la seguridad.
GDPR sugiere a las empresas que mantengan la información personal del usuario a salvo de mal uso y daños. Por lo tanto, es fundamental garantizar un alto nivel de seguridad para evitar la pérdida de datos o violaciones de seguridad.
Responsabilidad
Algunas empresas pueden decir que cumplen con el RGPD cuando en realidad no lo hacen. Ahí es donde entra la responsabilidad. Hay que registrar cómo se procesan los datos como prueba.
La autoridad del RGPD puede solicitar pruebas del cumplimiento del RGPD en cualquier momento. Si tiene la documentación adecuada, no tiene nada de qué preocuparse. Ayuda a las autoridades supervisoras a comprender si usted cumple con el RGPD.
Impactos del RGPD en el marketing por correo electrónico
El impacto más significativo del RGPD es que los especialistas en marketing por correo electrónico no pueden recopilar datos como antes. Según GDPR, los especialistas en marketing por correo electrónico deben obtener el consentimiento de los consumidores antes de enviar correos electrónicos. El consentimiento debe ser otorgado libremente, inequívoco y específico. Al asegurarlos, podrá recopilar la información que está buscando.
Es por eso que un enfoque de aceptación suave es un no-no para cualquier negocio. A continuación se muestran algunos otros impactos considerables del RGPD en el marketing por correo electrónico que las empresas deben seguir.
- Nuevas reglas sobre el permiso de suscripción voluntaria.
- Permitir a los clientes eliminar su información personal en cualquier momento.
- Permitir a los consumidores verificar si su información personal ha sido eliminada.
- Trabajar con terceros o herramientas que cumplan con GDPR con respecto al almacenamiento, procesamiento o análisis de datos.
- Conserve la prueba del consentimiento que el usuario le dio al participar.
- No conservar datos innecesariamente durante un período más prolongado.
- Utilice la información recopilada únicamente para un propósito específico.
Sanciones por violar el RGPD
La enorme cantidad de multas por violaciones del RGPD no es ninguna broma. La mayoría de las empresas están muy preocupadas por esto, ya que multa por violar el RGPD puede llegar hasta 20 millones de euros o el 4 por ciento de la facturación en un año. Si no cumple con el RGPD, se aplicará el que sea mayor.
La UE incluso persiguió a varios gigantes de diferentes industrias para que hicieran una declaración. La lista incluye empresas como British Airways y Marriott, Amazon, WhatsApp, etc.
Aquí hay una lista corta de algunas de las empresas más grandes afectadas por las sanciones del RGPD.
- Amazon fue multada con 877 millones de dólares.
- Whatsapp fue multada con 255 millones de dólares.
- Google Irlanda fue multada con 102 millones de dólares.
- Facebook fue multada con 68 millones de dólares.
- British Airways fue multada con 26 millones de dólares.
- Marriott fue multada con 23,8 millones de dólares.
La mayoría de estas empresas fueron multadas por enviar spam a personas sin su consentimiento y hacer mal uso de su información. Entonces, si crees que puedes salir impune después de violar el RGPD, ¡piénsalo de nuevo!
¿Cómo cumplir con el RGPD?
Aunque el RGPD y el importe de las multas por violarlo parecen aterradores, ¡no te asustes todavía! Se implementó para brindar a los usuarios más control sobre sus datos y evitar el spam, sin asustar a los especialistas en marketing por correo electrónico.
Entonces, si no está seguro de cómo cumplir con el RGPD mientras utiliza el marketing por correo electrónico como una herramienta esencial para su negocio, aquí tiene 7 consejos que debe seguir:
Consulte con su proveedor de servicios de marketing por correo electrónico
Muchas empresas han sido multadas incluso después de optimizar su estrategia de email marketing.
¿Adivina qué?
– ¡Porque estaban utilizando un proveedor de servicios de correo electrónico que no cumplía con el RGPD!
Suena duro, ¿no?
Por lo tanto, es fundamental elegir un proveedor de servicios de marketing por correo electrónico que cumpla con el RGPD. También puede elegir una herramienta de automatización de marketing por correo electrónico autohospedada, ya que dichas herramientas le permiten poseer y administrar sus datos para cumplir con el RGPD.
Para ayudarle a cumplir con el RGPD, su software de marketing por correo electrónico puede ofrecer un formulario de recopilación de consentimiento del RGPD. Por ejemplo, el plugin de formulario principal de FluentCRM, Fluent Forms, ofrece un campo de consentimiento GDPR para cumplir con las regulaciones al recopilar datos del usuario.
Obtenga el consentimiento explícito de sus suscriptores
El RGPD se centra principalmente en si usted tiene el consentimiento para recopilar y utilizar la información de las personas. La UE adopta un enfoque de tolerancia cero al respecto, ¡así que hay que tener cuidado!
Al recopilar el consentimiento de los visitantes del sitio web, debe ser transparente. La mayoría de los proveedores de servicios de marketing por correo electrónico ofrecen varias herramientas que puede utilizar para obtener el consentimiento. También puede recopilar información sobre nuevos suscriptores mediante la opción de consentimiento GDPR.
No fuerce ni engañe a las personas para que opten por participar. En lugar de ello, asegúrese de que los usuarios den su consentimiento libremente. Además, conserve pruebas de las personas que dieron su consentimiento. Por ejemplo, recopile datos implícitos como la fuente de sus clientes potenciales y cómo obtuvo su consentimiento.
Ahora bien, ¿qué pasa con la información que ya tienes? ¿Especialmente información que recopiló sin el consentimiento de los usuarios antes de que se implementara el RGPD?
En ese caso, simplemente envíe un correo electrónico a sus usuarios pidiéndoles permiso para enviar correos electrónicos de marketing. Hágales saber que pueden modificar o eliminar su información e infórmeles cómo utilizará sus datos. Además, no olvide pedirles que incluyan su dirección de correo electrónico en la lista segura si están interesados en su correo electrónico.
Estos gestos le ayudarán a cumplir las normas del RGPD y a crear una buena impresión para su empresa.
Habilitar la opción de exclusión voluntaria
Al igual que la Ley CAN-SPAM, el EU-GDPR establece que los suscriptores deben tener total libertad sobre cuándo y cómo retirar su consentimiento. Esto significa que deberían poder darse de baja para no recibir sus correos electrónicos y solicitar la eliminación de sus datos en cualquier momento.
Un enlace para cancelar la suscripción en los correos electrónicos ayuda a los usuarios a cancelar rápidamente los correos electrónicos si ya no quieren saber más de usted. Los principales proveedores de servicios de marketing por correo electrónico le permiten configurar fácilmente las opciones para cancelar la suscripción. Si estás utilizando FluentCRM, el enlace para cancelar la suscripción se puede configurar desde Ajustes>Ajustes del correo electrónico>Configuración del pie de página del correo electrónico.
Alternativamente, puedes usar shortcode ##crm.unsubscribe_url## para crear un hipervínculo a la URL de cancelación de suscripción en cualquier lugar de sus correos electrónicos.
Evite la retención de datos por un período más largo
GDPR sugiere almacenar los datos retenidos de forma segura y eliminarlos cuando no sean necesarios. Si conserva los datos de los usuarios y no los utiliza activamente, podría ser responsable de infringir el RGPD. No sólo eso, también es fundamental deshacerse de cualquier dato incorrecto.
Para evitar la retención innecesaria de datos, pida a sus usuarios que actualicen su información de vez en cuando y tenga un segmento de sus contactos inactivos (es decir, contactos que no han interactuado con usted por un tiempo) y elimínelos si no es probable que lo hagan. comprometerse en el futuro.
También le recomendamos que ejecute campañas de recuperación (pidiendo a los usuarios que vuelvan a interactuar) antes de eliminar contactos inactivos para no perder contactos valiosos y cumplir con el RGPD.
Recoge sólo los datos necesarios
El RGPD anima a las empresas a recopilar y utilizar los datos necesarios para fines comerciales y de marketing, pero les impide recopilarlos innecesariamente. Entonces, antes de recopilar datos de los visitantes del sitio web, dígales por qué está recopilando estos datos y cómo utilizará los datos que les solicita.
Si bien puede mencionar cómo recopila datos y qué hará con los datos que recopila en sus formularios de suscripción de correo electrónico, otra forma de hacerlo es tener una política de privacidad que informe su propósito.
No utilices los datos de tus clientes para algo sobre lo que no les hayas informado previamente. Si su empresa no tiene nada que hacer para llamar a los clientes potenciales, no recopile números de teléfono. Del mismo modo, no solicites la dirección de correo electrónico si puedes hacer tu trabajo con el número de teléfono del usuario. Recopile siempre datos relevantes y utilícelos únicamente por motivos específicos.
Indique el interés legítimo en la copia del correo electrónico.
Si no especifica por qué se comunica con una persona y si no se relaciona con su oferta, su correo electrónico no cumplirá con GDPR. Por lo tanto, es muy importante indicar un interés legítimo en los correos electrónicos.
Su público objetivo debe relacionarse con su oferta. La forma ideal de marketing por correo electrónico es mantener el interés del correo electrónico alineado con la demanda de los clientes. Aquí hay algunos datos que debe contener su copia de correo electrónico:
- Declaración: Debe agregar una declaración en el correo electrónico sobre cómo obtuvo los datos de una persona. Después de leer la declaración, la gente no se sentirá ansiosa por el robo de sus datos. Considere agregar la declaración en el pie de página del correo electrónico para no tener que agregarla cada vez que desee enviar un correo electrónico.
- Breve explicacion: Una breve explicación ayuda al consumidor a comprender el motivo detrás del procesamiento de su información. Necesitas explicar apropiadamente para que la empresa o el individuo puedan relacionarse. En este caso, puede ser útil configurar correos electrónicos activados.
- Instrucciones sobre cómo cambiar/eliminar: Puede proporcionar una breve instrucción sobre cómo alguien puede eliminar o cambiar su información si así lo desea. Esto también puede encontrar su lugar en el pie de página del correo electrónico.
Garantizar la seguridad de los datos
Si bien el RGPD trata principalmente de la adquisición, el procesamiento y la retención de datos, prioriza la seguridad de los datos. Por eso también es importante tener clara su política de almacenamiento de datos y garantizar la seguridad de los datos. Entonces, antes de invertir en un software de almacenamiento o marketing por correo electrónico, asegúrese de que pueda mantener sus datos cifrados.
Terminando
Desde que la UE introdujo el RGPD, ha sido una bendición para los consumidores y les ha salvado de recibir toneladas de correos electrónicos no deseados. Sin embargo, las empresas han tenido y siguen teniendo dificultades para cumplir con el RGPD.
Esperamos que este artículo le haya ayudado a aprender cómo el RGPD afecta el marketing por correo electrónico y cómo puede mantener sus esfuerzos de marketing por correo electrónico sin infringir la norma recientemente implementada. Con suerte, tus días de preocupaciones y luchas terminarán con nuestras ideas y consejos.
¿Cómo aborda el RGPD como especialista en marketing por correo electrónico?
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